内容証明の書き方・出し方

• 書き方
• 出し方

書き方

用紙は自由

用紙について特に制約はありません。どのようなものを使っても構いません。普通の便箋でも、原稿用紙でも大丈夫です。大きさも自由です。市販されている専用の赤枠のついた用紙を使う必要はありませんが、もちろん使っても構いません。ただ、専用に作成されていますので、初めての方には便利だと思います。

筆記具は自由

筆記具についても特に制約はありませんので、ボールペンや万年筆、鉛筆などを利用して手書きで構いませんし、パソコンなどで作成しても大丈夫です。ただ、鉛筆は控えた方が賢明だと思います。

同文のものを3通作成

内容証明郵便は、全く同文のものを3通作成しなければなりません。1通は相手方に送付され、1通は差出人の控えとなり、1通は郵便局が保管します。

3通全てを手書きで書いていては面倒です。同文であれば良いので、1通だけ作成し、後はコピーすれば簡単です。パソコンであれば、3通まとめてプリントアウトすれば手間も省けます。

文字数の制限

総文字数については制限がありませんので、用紙が何枚になっても構いません。ただし、1行20字以内・1枚26行以内と法律で決まっています。この範囲内であれば、1行が10文字になっても、1枚に5行でも構いません。先に述べた、市販されている用紙は、1行20字、1枚26行のマス目になっています。

縦書でも横書でもどちらでも自由に選べますが、横書の場合、上記の制限の他に、1行26字以内・1枚20行以内か、または、1行13字以内・1枚40行以内でも構いません。

字数を計算するとき、句読点や括弧は1字として計算されますので、御注意ください。

文字種の制約

使用できる文字は決まっていて、ひらがな、カタカナ、漢字、数字となっています。数字は算用数字でも、漢数字でも使用できます。

英字については、氏名、会社名などの固有名詞にのみ使用することができます。

句読点や括弧の他に、「＋」や「−」など、一般に利用されている記号なども使用できますが、業界内でしか通用しない特殊な記号などは使用できないこともありますので、注意が必要です。

2枚以上になったら

枚数の制限はありません。長文になって、2枚以上になる場合、ホッチキスなどで綴じて、つなぎ目に契印(割印)をします。

訂正方法

書き間違えた場合、普通の郵便であれば塗つぶしたり、線を引いたりしますが、内容証明郵便では訂正の仕方も決まっています。書き間違えた箇所を2本の線で消し、正しい文字を書き加えます。何を消したかが分かるようになっていなければならないので、塗りつぶしたりしてはいけません。

次に、その欄外に「○字削除、○字加入」と書いて、そこに差出人の印鑑を押します。この印鑑は、後で書く差出人の下に押したものと、同一のものを使用します。

差出人、受取人

普通の手紙に比べると、もう少し詳しく書かなければなりません。差出人の住所氏名、受取人の住所氏名を書かなければならず、名前だけではいけません。

縦書の場合は最後、横書の場合は冒頭に書くことが多いようでが、どちらに書いても構いません。

差出人の下に印鑑を押します。この印鑑は押さなければならないということはありません。押し忘れたとしても有効です。しかし、日本では重要な文書には署名捺印をしていますし、パソコンなどで作成した場合にも信用度が増すでしょう。

「通知人」、「被通知人」などの肩書は不要です。普通、受取人には「様」、「殿」などの敬称を付けますから、誰が「通知人」で誰が「被通知人」か分かります。

同封物

借用書などのコピーや写真などを同封したい場合があるかもしれませんが、内容証明郵便では手紙文以外のものを同封することはできません。

出し方

内容証明郵便が完成したら、郵便局に持って行きます。ただ、どこの郵便局でも良いかと言うと、そうではありません。内容証明郵便を取り扱っているのは、集配郵便局と一部の無集配郵便局に限られています。お近くの郵便局で、どこの郵便局が取り扱っているかを尋ねてみると良いでしょう。

持参する物

取り扱い郵便局が分かったら、以下の物を持って行きます。

• 同文の手紙文3通
• 封筒1通
• 差出人の印鑑
• 郵便料金

封筒は特別なものでなく、普通のもので構いません。表に受取人の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を書きます。このとき、手紙文に書いた住所氏名と同じものを書かなければなりません。郵便局には封をしないで持って行きます。

差出人の印鑑は持っていく必要はありませんが、訂正などが生じた場合のために持参したほうが良いでしょう。

配達証明

窓口で出すときには、必ず「配達証明付きで」と伝えましょう。配達証明付きにしますと、1週間程で、いつ受取人に配達したかを証明する郵便物配達証明書が送付されます。これがないと、どんな手紙を出したかの証拠があっても、受取人に届いたのか、いつ届いたのかが分かりませんので、内容証明郵便にした意味がありません。

普通は、内容証明郵便を出すときに配達証明付きにしてもらいますが、出した後でも1年以内であれば配達証明をしてもらえます。

必要な郵便料金

通常の郵便料金に加えて以下の料金がかかります。

通常の郵便料金は、内容証明郵便であれば80円であることがほとんどですので、手紙文が1枚の場合は1220円となります。

郵便局での手続き

郵便局の窓口で、同文の手紙文3通と必要な料金を提出します。くどいようですが、「配達証明付きで」と伝えるのを忘れないようにしましょう。

郵便局員が、文章が内容証明郵便のルールに従って書かれているかをチェックし、このチェックに合格すると

と、末尾余白に記載し、その下に通信日付印を押します。

これが終わると、1通は差出人に返還され、1通は郵便局に保管され、1通は受取人に送付されます。そして差出人に書留郵便物受領証が交付されて続きは終了します。この書留郵便物受領証は、内容証明郵便の閲覧や、再度証明などの際に必要になりますので、大切に保管しましょう。

配達証明付きにした場合、1週間程で郵便物配達証明書が送付されてきますので、返還された内容証明郵便、書留郵便物受領証と共に保管しておきましょう。

閲覧

内容証明郵便は5年間郵便局に保存されています。この間であれば、差出人はいつでも閲覧ができます。

差出人が、自分で保存していた内容証明郵便を紛失した場合などには、郵便局で書留郵便物受領証を提示することによって、郵便局に保管されているものを閲覧することができます。これは差出人のみが可能で、受取人や第三者が閲覧することはできません。料金は420円です。

再度証明

差出人が、自分で保管していた内容証明郵便を紛失した場合、前述のように、閲覧は可能ですが、手元には存在しないままです。

このような時は、郵便局で閲覧し、自分が出したものと同じものを作成し、書留郵便物受領証と共に郵便局に持って行くと、それが内容証明郵便物として差し出されたものとして、証明してもらうことができます。料金は上の表にある内容証明料と同じです。

最終更新日::2007年06月20日

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